Procédure de création d'un filtre de messagerie

Sous Outlook, ouvrir le menu Outils et sélectionner "Règles et alertes ..."

Une fenêtre s'ouvre semblable à celle-ci :

Cliquez sur le bouton "Nouvelle règle".

Un assistant se lance pour vous aider à paramètrer votre règle de messagerie.

Afin de détailler au maximum nous allons créer cette règle en partant d'une règle vide et non d'un modèle. Les modèles permettent la création de règle très rapidement, mais on ne peut pas beaucoup détailler ce que l'on veut. En principe si vous savez créer une règle en partant d'une règle vide, la création via un modèle nous vous posera aucun problème.

Donc lorsque vous avez cliqué sur le bouton radio "Démarrer à partir d'une règle vide" voici la fenêtre que vous obtennez :

On a ici le choix entre effectuer une règle sur un message lors de son arriver sur notre Outlook, ou sur les messages qui quittent notre Outlook. Dans cet exemple on va traiter les mails qui entrent, car bien que le traitement des mails sortant soient interessant, les règles de messages servent surtout à trier et filtrer les messages qui entrent afin d'améliorer la lisibilité de sa boite de reception.

On clique donc sur "Vérifier les messages à leur arrivée" puis sur "Suivant"

On a à disposition toute une série de conditions suffisement explicite pour ne pas les expliquer toutes.

Dans l'exemple, je veux traiter les mails qui me sont directement adressé par "nospheratus@nosland.com" et qui contiennent le mot "PERSO" dans l'objet du message.

Ainsi on va cliquer tout d'abord dans la première case : "de personnes ou liste de ditribution"

Dès que l'on clique dans la case pour la cocher, on voit que dans l'étape 2 des choix s'offrent à nous :

C'est ici qu'il faut que je renseigne l'email de la personne qui m'envoie le mail que je veux filtrer, donc je clique sur le lien "personne ou liste de distribution" :

Vous pouvez choisir dans votre liste de contact ou saisir directement l'email sur lequelle vous désirez faire le filtre. Ici dans notre exemple : "nospheratus@nosland.com". Il suffit de valider son choix par "OK"

On revient alors sur la fenêtre précédente mais avec cette fois les informations sur l'expéditeur de renseigner :

Maintenant la règle que je veux établir comporte plusieurs paramètres, donc le fait que je sois le seul destinataire. Une case correspondant à ce critère est à ma disposition, donc il suffit de cliquer dessus :

Reste maintenant que je veux filtrer uniquement les mails avec le mot PERSO dans l'objet du message.

Il suffit de cliquer sur la case "contenant des mots spécifiques dans dans l'objet" :

Pour renseigner les mots spécifiques, il suffit de faire la même chose que nous avions fait pour l'adresse e-mail. Dans Etape 2, on clique sur lien à notre disposition :

On saisie le mot "PERSO" dans le cadre comme ci-dessus, et l'on clique sur le bouton "Ajouter" :

Il suffit ensuite de valider par un clic sur le bouton "OK"

Notre règle est maintenant bien paramètrer, il nous suffit donc de continuer l'assistant en cliquant sur "Suivant".

Dans cette étape, nous allons déffinir ce que nous désirons faire du message qui répond aux critères que nous avons indiquer.

Dans l'exemple je désire déplacer le mail dans mes archives personnelles dans mon dossiers "Perso". Il y a de nombreuses options qui vous sont offertes, prennez le temps de les lire toutes et il est quasiement certains que vous trouverez l'action que vous cherchez à faire. (On peut associer plusieurs actions).

Quand on a cliqué sur la case, on voit que dans l'Etape 2, il nous est possible de choisir le dossier dans lequel sera déplacer le message. On le voit par le mot "spécifié" en bleu et souligné. Il suffit donc de cliquer sur le mot.

On obtient un explorer de dossiers Outlook Classique :

Mon répertoire se trouve dans "Dossier Personnels", donc je déploie Dossiers Personnel et cherche mon répertoire.

Quand je l'ai trouvé, je le sélectionne en cliquant dessus. Puis je valide par "OK"

Ma règle prends forme et je peux la lire de façon assez claire dans le cadre "Etape 2". Il me suffit de poursuivre l'assistant en cliquant sur "Suivant".

L'étape suivante permet d'effectuer des restriction sur le filtre :

Je n'avais pas prévu de placer une restriction, mais finalement, je me dis que si le message est marqué avec une importance "Haute" alors il est préférable qu'il reste dans ma boite de réception.

Il me suffit de cocher la case correspondant à "Sauf s'il est marqué comme Importance"

Dans le cadre Etape 2 je peux spécifier le niveau de "Importance" en cliquant dessus (lien) :

Dans la fenêtre je choisis le niveau "Haut" dans le menu déroulant :

Je valide ensuite par OK et j'obtiens un nouvel élément à ma règle :

Il me suffit de poursuivre maintenant l'assistant en cliquant sur "Suivant"

On finalise en attribuant un nom à la règle et en cliquant sur Terminer.

On peut faire des enchainement de règle, ou par exemple faire deux branches de tri en fonction d'un critère. Par exmple : Je désire filtrer tous les messages à destination de nospheratus@nosland.com, mais je veux que ceux avec le mot PERSO soit déplacer dans le dossier perso, et les autres dans le dossier TAFF. Je créé alors une règle en complément de la première que nous avons créé et qui reprends le même critère sur l'email, mais sans les autres, et j'indique comme dossier TAFF et non perso. Ensuite je vais utiliser l'ordre d'application des règles. Il me suffit de placer la règle avec le dossier Perso plus haut dans la liste que celle avec le dossier TAFF. Ainsi, les messages avec perso dans l'objet seront traités par ma première règle et les autres par la seconde. Il peut s'avérer très utile de combiner plusieurs règles et leur ordre d'éxecution. Pour choisir l'ordre d'éxecution on utilise les boutons "Monter" et "Descendre" :

Il ne vous reste plus qu'à vous entrainner.

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